Comment obtenir des copies de vos dossiers médicaux

L’examen de vos dossiers médicaux n’est pas seulement la chose intelligente à faire, c’est votre droit. Il vous permet de mettre à jour toute information pouvant être vitale pour vos soins ou d’interroger votre professionnel de la santé sur les prescriptions ou les résultats de tests manquants ou incorrects.

Historiquement, les dossiers médicaux étaient conservés et conservés par le fournisseur de soins primaires. Ces dernières années, une tendance a émergé selon laquelle les patients prennent la responsabilité du stockage et de la maintenance de leurs propres dossiers médicaux.

À moins que vous ne soyez dans un système de santé qui vous donne accès à vos dossiers médicaux électroniques (DME), vous devrez prendre des mesures pour demander des copies pour vous-même.

Qui peut demander des dossiers médicaux

Bien qu’elles soient conçues pour protéger votre vie privée, les réglementations HIPAA sont si étendues que de nombreux fournisseurs ne savent toujours pas comment les faire respecter. Cela peut parfois rendre difficile l’obtention de vos dossiers, même si vous y avez pleinement droit.

Selon HIPAA, vous avez le droit de demander des dossiers médicaux dans ces circonstances :

• Vous êtes le patient ou le parent ou tuteur du patient dont les dossiers sont demandés.
• Vous êtes un soignant ou un défenseur qui a obtenu l’autorisation écrite du patient. Dans certains cas, le professionnel de la santé vous fournira un formulaire d’autorisation que le patient devra remplir.

Beaucoup de gens supposent que seuls eux ou leurs délégués peuvent obtenir des copies de leurs dossiers médicaux. En vertu de la loi, d’autres personnes ou organisations peuvent également en avoir le droit.

Cela inclut non seulement votre fournisseur de soins de santé primaires, mais également les entités tierces couvertes auxquelles vous avez peut-être, sciemment ou inconsciemment, accordé le droit lors de la signature d’un formulaire d’admission ou d’inscription d’un patient. Ceux-ci incluent non seulement les médecins, mais aussi les organisations telles que les compagnies d’assurance, les hôpitaux, les laboratoires, les maisons de soins infirmiers, les centres de réadaptation et les prestataires de services de facturation.

Aujourd’hui, certaines personnes demandent même que leurs informations médicales soient partagées avec des applications mobiles (telles que celles qui surveillent votre santé cardiaque ou votre diabète). En vertu de la loi HIPAA, vous avez le droit de demander cela, étant entendu que le fournisseur de soins de santé qui publie les informations n’est pas responsable de la manière dont le fournisseur d’applications mobiles utilise ou sécurise vos informations.

À cette fin, il est dans votre intérêt de lire tout document d’inscription ou d’admission médical pour bien comprendre les droits que vous accordez et avec qui vos informations peuvent être partagées.

Quels enregistrements peuvent être fournis

Bien que vous ayez droit à la plupart de vos dossiers médicaux, il y en a que les prestataires de soins de santé peuvent retenir. L’âge d’un ensemble particulier de dossiers peut également affecter la capacité de les obtenir – la plupart des prestataires, y compris les prestataires de soins de santé, les hôpitaux et les laboratoires, sont tenus de conserver les dossiers médicaux des adultes pendant au moins six ans, bien que cela puisse varier selon les États.

La durée de conservation des dossiers pour les enfants est également réglementée. Selon l’état, les dossiers d’un enfant doivent être conservés pendant trois à 10 ans au-delà de l’âge de 18 ou 21 ans.

Si vous recherchez des tests de laboratoire ou des dossiers d’admission à l’hôpital spécifiques, il est souvent préférable de les demander au laboratoire ou à l’hôpital plutôt qu’à votre fournisseur de soins de santé primaires. Ils sont susceptibles d’être plus complets et peuvent même être conservés plus longtemps qu’un cabinet médical privé.

Enregistre que votre fournisseur peut refuser

Il existe des enregistrements auxquels l’accès peut vous être refusé. Il s’agit principalement de dossiers de santé mentale pour lesquels les notes du fournisseur peuvent être considérées comme des « impressions » plutôt que des diagnostics. Il a été avancé que la divulgation de ces dossiers peut nuire à la relation fournisseur de soins de santé-patient ou être mal interprétée lorsqu’elle est prise hors de son contexte.

Cela étant dit, un fournisseur ne peut pas refuser votre demande car cela pourrait vous blesser. Elle ne peut être refusée que si la divulgation de l’information peut vous obliger à vous blesser ou à blesser autrui. En cas de refus, le refus doit vous être communiqué par écrit.

En vertu de la loi, il existe des cas où vos informations médicales peuvent être retenues, bien que ces limitations soient sujettes à une interprétation large. Ceux-ci inclus:

• Notes de psychothérapie; ce sont des notes prises par le fournisseur de soins de santé et peuvent ne pas être incluses dans votre dossier médical
• Informations qui ont été compilées pour être utilisées dans le cadre d’un procès

Si vous pensez qu’on vous refuse injustement l’accès à des dossiers médicaux spécifiques, vous pouvez déposer une plainte auprès du Bureau des droits civils (OCR) du ministère de la Santé et des Services sociaux. Vous pouvez faire de même si votre secret médical a été violé.

Si l’OCR convient que votre plainte est justifiée, il demandera au fournisseur de soins de santé ou à l’établissement de prendre des mesures correctives ou d’appliquer un règlement si un préjudice réel a été causé. La plainte doit être déposée dans les 180 jours suivant la violation.

La loi interdit également les représailles de la part de l’entité couverte si une plainte est déposée, comme la résiliation des services ou une augmentation du coût des services.

Comment demander vos dossiers médicaux

La plupart des cabinets ou des établissements vous demanderont de remplir un formulaire pour demander votre dossier médical. Ce formulaire de demande peut généralement être récupéré au bureau ou livré par fax, service postal ou e-mail.

Si le bureau n’a pas de formulaire, vous pouvez écrire une lettre pour faire votre demande. Assurez-vous d’inclure :

• Votre nom
• Numéro de sécurité sociale
• Date de naissance
• Adresse et numéro de téléphone
• Adresse e-mail
• La liste des enregistrements demandés
• Les dates de prestation
• Option de livraison (fax, courrier, e-mail, en personne)
• Signature

Une fois la demande effectuée, vous devrez peut-être attendre un certain temps avant que les enregistrements ne soient effectivement reçus. Les lois des États varient, mais exigent généralement une livraison dans les 30 à 60 jours. Assurez-vous de conserver une copie de la demande originale et contactez le ministère de la Santé de votre état si vous ne recevez pas les documents après des tentatives répétées.

Coût du service

Sachez que vous devrez peut-être payer le coût de vos dossiers médicaux si vous souhaitez qu’ils soient livrés sur papier, par fax ou via des supports électroniques. Bien que le prix puisse varier, il doit être raisonnable.

De plus, vous avez droit aux dossiers même si vous n’avez pas payé le fournisseur de soins de santé ou l’établissement pour la procédure en cause. Les dossiers ne peuvent pas être retenus pour non-paiement, et vous ne pouvez pas être facturé des frais exorbitants pour compenser le non-paiement des services. Si des sommes sont dues, le fournisseur de soins de santé ou l’établissement peut poursuivre des voies de recouvrement, telles qu’une action en justice ou un service de recouvrement de créances.

Pour un fournisseur de soins de santé qui n’exerce plus

Si votre fournisseur de soins de santé prend sa retraite ou n’exerce plus, tous les dossiers médicaux doivent toujours être conservés conformément à la loi. Cela s’applique même si un fournisseur de soins de santé est décédé ou dissout la pratique sans vente.

En vertu de la loi, les dossiers médicaux doivent être transférés à un autre fournisseur de soins de santé qui accepte d’en assumer la responsabilité. Si un fournisseur est introuvable, les dossiers peuvent être archivés auprès d’une entreprise de stockage commerciale réputée.

De même, si votre fournisseur de soins de santé a quitté le cabinet mais que celui-ci est toujours en activité, vos dossiers doivent être conservés par les membres restants. Si la pratique a été vendue, la nouvelle pratique sera responsable de la tenue des dossiers et sera responsable si les dossiers sont perdus ou mal manipulés.

Le suivi de vos dossiers peut parfois être un défi, en particulier si le bureau d’un fournisseur de soins de santé a été fermé sans détails de transfert. Dans ce cas, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire :

• Contactez votre état ou la société médicale locale. Beaucoup de ces organisations exigent un enregistrement annuel, elles auront très probablement les dernières informations de contact.

• Parlez-en à votre compagnie d’assurance-maladie. Si le prestataire de soins est toujours un prestataire agréé, votre assureur disposera de ses coordonnées.

• Contactez n’importe quel hôpital où votre fournisseur de soins de santé a fait des rondes. Les hôpitaux exigent que les prestataires de soins de santé se soumettent à un processus formel pour obtenir les privilèges hospitaliers. Les départements des ressources humaines ont généralement des détails dans le dossier.

Si tout le reste échoue, vous devrez peut-être reconstituer votre dossier en contactant les différents laboratoires, hôpitaux ou spécialistes que vous avez utilisés. Vos assureurs-maladie, passés et présents, peuvent vous fournir les détails de toute réclamation faite en votre nom.

Correction des erreurs

Une fois que vous avez obtenu une copie de vos dossiers médicaux, examinez-les attentivement. Si vous trouvez des erreurs ou des omissions, vous voudrez les faire corriger immédiatement pour vous assurer qu’elles ne compromettent pas vos soins futurs.

La plupart des fournisseurs accepteront de corriger les erreurs factuelles ou de retrouver les rapports qui auraient dû être conservés dans votre dossier.

Cependant, cela ne s’étend pas aux divergences d’opinions pour lesquelles votre fournisseur de soins de santé a le droit d’exprimer un avis médical. Cela inclut des notes concernant les facteurs contribuant à une maladie (comme l’alcoolisme ou le VIH) que vous préféreriez ne pas avoir dans votre dossier médical. La modification ou l’omission des dossiers serait non seulement problématique sur le plan éthique, mais pourrait également exposer le fournisseur de soins de santé à des poursuites judiciaires.

Cela étant dit, si vous pensez que le refus d’une correction est injuste ou vous met en danger, déposez une plainte auprès de l’OCR en détaillant le litige. Ils peuvent examiner les preuves et décider si la correction est justifiée.

Savoir ce qui se trouve dans votre dossier médical peut être tout aussi important que de consulter un fournisseur de soins de santé en premier lieu. Si vous avez accès à votre dossier médical électronique, assurez-vous de le consulter après chaque rendez-vous ou visite de soins. Il vous permet d’apporter des corrections au besoin et de participer plus activement si et quand un traitement médical est nécessaire.