Comment les programmes de bien-être sont-ils réglementés ?

Il ne fait aucun doute que les programmes de mieux-être au travail sont populaires auprès des employeurs et des employés. En 2019, 84 % des employeurs comptant au moins 200 employés proposaient des programmes de bien-être à leurs employés.

Ces programmes sont conçus pour encourager des habitudes saines, comme marcher davantage et apprendre des techniques efficaces de gestion du stress, ou décourager les habitudes malsaines, comme le tabagisme.

Malgré leur popularité, certains craignent que les programmes de bien-être ne soient pas particulièrement efficaces pour réduire les coûts pour les employeurs ou améliorer la santé globale des employés. Mais ils ont tendance à améliorer la satisfaction des employés avec l’ensemble des avantages sociaux.

Certains craignent également que les programmes de bien-être, même judicieusement conçus, puissent potentiellement discriminer les personnes handicapées ou présentant des problèmes de santé importants.

Bien que l’efficacité et l’équité des programmes de bien-être continuent d’être une source de controverse, des réglementations sont en place pour protéger les travailleurs. Ces règles garantissent que, dans la mesure du possible, les programmes de bien-être sont non discriminatoires.

Cet article explique les règlements qui s’appliquent aux programmes de bien-être.

Lois applicables aux programmes de bien-être

Diverses lois et réglementations fédérales sont conçues pour protéger les employés et prévenir la discrimination sur le lieu de travail. Ils comprennent:

• Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA)

• Americans with Disabilities Act (ADA) et directives applicables de l’Equal Employment Opportunities Commission (EEOC)

• Loi sur la non-discrimination en matière d’information génétique (GINA)

• Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA)

• Loi sur les soins abordables (ACA)

Il existait déjà un large éventail de règles ERISA, ADA/EEOC, GINA et HIPAA pour prévenir la discrimination et protéger la vie privée des employés. Mais l’ACA a ajouté des réglementations supplémentaires spécifiques aux programmes de bien-être. Et les règles ont changé au fil du temps pour certains programmes de bien-être soumis aux réglementations ADA et GINA.

Règlements de l’ACA

En vertu de l’ACA, les programmes de bien-être sont classés comme participatifs ou liés à la santé. Les programmes de bien-être participatifs récompensent les employés pour leur simple participation au programme.

D’un autre côté, les programmes de bien-être liés à la santé exigent davantage de la part de l’employé : soit une participation active à quelque chose (comme faire un certain nombre de pas par jour), soit l’atteinte d’un objectif de santé spécifique (comme avoir un indice de masse corporelle sous un certain seuil).

Les deux types de programmes de bien-être sont autorisés, mais si un employeur propose un programme de bien-être lié à la santé, il doit fournir une alternative raisonnable aux employés qui ne peuvent pas terminer le programme.

Essentiellement, tous les employés doivent avoir la possibilité de gagner les récompenses associées au programme de bien-être, même s’ils ne sont pas en mesure de terminer les activités nécessaires ou d’atteindre les résultats de santé requis.

Pour les programmes de bien-être uniquement participatifs, l’ACA ne limite pas les incitations que les employeurs peuvent offrir. Mais il y a des plafonds sur le montant qu’un employé pourrait être récompensé dans le cadre d’un programme de bien-être lié à la santé (ou pénalisé pour ne pas participer au programme de bien-être).

La récompense/pénalité maximale pour les programmes de bien-être liés au tabac est de 50 % du coût total de la couverture d’assurance-maladie collective dans le cadre du régime d’assurance-maladie de l’employeur. Et pour tous les autres programmes de bien-être liés à la santé, la récompense/pénalité maximale est de 30 % du coût total de la couverture santé.

Règles ADA, GINA et EEOC

Cependant, certains craignaient que le fait d’obliger les employés à répondre à des questions liées au handicap ou à subir des examens de santé, même dans le cadre d’un programme de bien-être participatif uniquement, puisse aller à l’encontre des protections contre la discrimination de l’ADA et du GINA.

L’ADA et le GINA exigent que la participation à tout programme de bien-être soit volontaire. En 2016, l’AARP a poursuivi l’EEOC, alléguant que les programmes de bien-être comprenant un dépistage biométrique ou des évaluations des risques pour la santé constituaient une atteinte potentielle à la vie privée.

Ils ont également noté que la participation n’était pas vraiment « volontaire » si les employés pouvaient faire face à des pénalités financières substantielles pour se retirer du programme de bien-être.

En 2017, un juge s’est prononcé en faveur de l’AARP. Bien que l’EEOC ait initialement demandé trois ans pour rédiger de nouvelles règles, le juge a annulé les règles existantes en janvier 2019 pour les programmes de bien-être soumis à l’ADA et à la GINA.

Bien que d’autres programmes de bien-être n’aient pas été touchés, la décision signifiait que la pénalité/incitation maximale de 30 % des primes des régimes de santé ne s’appliquerait pas aux programmes de bien-être qui comprenaient un dépistage biométrique ou des évaluations des risques pour la santé.

La voie la plus sûre pour les employeurs à partir de 2019 était d’éviter les pénalités/incitations pour les programmes de bien-être qui comprenaient un dépistage biométrique ou des évaluations des risques pour la santé, et d’utiliser uniquement des pénalités/incitations pour d’autres programmes de bien-être qui ne sont pas soumis à l’ADA ou au GINA.

Début 2021, l’EEOC a proposé de nouvelles règles pour les programmes de bien-être soumis à l’ADA ou au GINA. Les nouvelles règles exigeaient que ces programmes de bien-être n’aient que des incitations de minimus (minimales), telles que des bouteilles d’eau ou des t-shirts.

En quelques semaines, cependant, les règles proposées ont été retirées, et il se peut que ce soit mi-2022 avant que de nouvelles règles ne soient proposées. Ainsi, pour le moment, il n’y a pas de directives officielles de l’EEOC sur la manière dont les pénalités et les incitations peuvent être structurées pour les programmes de bien-être qui incluent un dépistage biométrique ou des évaluations des risques pour la santé.

Mais les règles qui ont été temporairement proposées par l’EEOC au début de 2021 donnent un aperçu de la manière dont l’agence est susceptible de réglementer les programmes de bien-être à l’avenir. Ils exigeront probablement que les incitations à la participation soient très faibles pour que les programmes de bien-être conservent leur statut «volontaire» s’ils sont soumis à l’ADA ou au GINA.

Comment les programmes de bien-être interagissent avec les déterminations de l’abordabilité de l’assurance maladie

En vertu de la Loi sur les soins abordables, les grands employeurs sont tenus de fournir une couverture médicale à leurs employés à temps plein qui travaillent 30 heures ou plus par semaine. Et la couverture doit offrir une valeur minimale (c’est-à-dire être assez complète) et être considérée comme abordable.

Les programmes de bien-être incluent souvent une incitation financière liée au coût de l’assurance maladie d’un employé. Il y avait donc des questions sur la façon dont les programmes de bien-être interagiraient avec le calcul pour déterminer si le régime de santé d’un employeur serait considéré comme abordable.

En 2015, l’IRS a publié des directives à ce sujet. En bref, les règles stipulent que pour un programme de bien-être lié au tabac non discriminatoire (comme assister à des cours de sevrage tabagique), l’employeur peut utiliser le coût de la couverture après avoir pris en compte la conformité au programme de bien-être pour déterminer si le régime de santé respecte les règles d’abordabilité.

Mais pour les programmes de bien-être qui ne sont pas liés à l’usage du tabac, l’employeur doit utiliser le coût régulier du régime de santé (c’est-à-dire sans aucune remise obtenue en participant au programme de bien-être) pour déterminer si le régime de santé est considéré comme abordable.

Ceci est important car les programmes de bien-être peuvent réduire le coût de la couverture santé d’un employé. Si les employeurs étaient autorisés à calculer l’abordabilité en partant de l’hypothèse que tous les employés éligibles participeraient avec succès à tout programme de bien-être disponible, cela pourrait donner une impression biaisée de l’abordabilité du régime de santé de l’employeur.

Les employeurs peuvent faire cette hypothèse en ce qui concerne les programmes de bien-être non discriminatoires liés au tabac. Mais pour les autres programmes de bien-être, les employeurs doivent baser les calculs d’abordabilité sur la prime d’assurance maladie ordinaire sans tenir compte des remises qui pourraient être obtenues via le programme de bien-être.

Si un employé participe au programme de bien-être et obtient une prime d’assurance-maladie moins élevée, c’est un bonus. Mais l’employeur devrait s’assurer que la couverture santé est abordable même sans le programme de bien-être ou risquer une pénalité en vertu du mandat de l’employeur.

Sommaire

Les programmes de bien-être des employés sont soumis à des lois et réglementations visant à prévenir la discrimination à l’encontre des personnes handicapées ou souffrant de problèmes de santé importants. Ces règles s’appliquent à l’obligation de fournir des informations sur la santé ou à passer un examen de santé, et aux incitations qui peuvent être offertes.

Si votre employeur propose un programme de bien-être et que vous êtes heureux d’y participer, vous constaterez peut-être qu’il vous aide à rester sur la bonne voie avec vos objectifs de santé et de forme physique. Selon la structure du programme, vous constaterez peut-être également qu’il existe des incitations financières, notamment une assurance maladie moins chère, qui valent la peine de participer.

Mais si vous pensez que le programme de votre employeur est discriminatoire à l’égard des travailleurs handicapés ou pourrait compromettre votre vie privée, vous pouvez demander une alternative raisonnable. Vous pourrez peut-être parvenir à un accord avec votre employeur sur les spécificités d’un programme de bien-être alternatif qui répondra à vos besoins tout en vous permettant de recevoir les incitations offertes par votre employeur.

En dernier recours, si vous pensez que le programme de bien-être à votre disposition est discriminatoire et que votre employeur ne propose pas d’alternative, vous pouvez déposer une plainte pour discrimination auprès de l’EEOC et lui demander d’examiner les détails.