Le meilleur système pour organiser et stocker les documents scolaires

Outils nécessaires pour organiser les documents scolaires

L’organisation commence par un système de stockage pratique et facile à utiliser. Vous aurez besoin de quelque chose pour mettre tous les papiers que vous devez garder. Voici quelques suggestions:

• Un bac de classement portable pouvant accueillir des dossiers suspendus
• Un dossier suspendu pour chaque enfant
• 2 dossiers suspendus supplémentaires
• Enveloppes de 10 pouces sur 13 pouces

Étiquetez 3 dossiers suspendus pour chaque enfant

Utilisez ces étiquettes sur vos étiquettes de dossiers suspendus :

Agir/Signer : ce dossier sera destiné aux formulaires qui doivent être signés, comme les bordereaux d’autorisation qui doivent être retournés, les demandes des enseignants, les annonces PTA et les dépliants sur les événements qui doivent être ajoutés à votre calendrier.

Stockage à court terme : ce fichier est destiné aux formulaires ou aux informations que vous n’avez pas besoin de conserver indéfiniment, mais auxquels vous devrez vous référer dans un proche avenir. Par exemple, des informations sur une sortie scolaire à venir qui comprend une liste de ce que votre enfant doit apporter ou un dépliant de carnaval scolaire à venir.

Stockage à long terme (une étiquette pour le nom de chaque enfant) : ce dossier est destiné aux documents spéciaux, rapports de progression, résultats de tests, récompenses, certificats ou programmes de pièces de théâtre ou d’événements musicaux de l’école.

Mettez les fichiers dans votre bac de classement portable

Maintenant que vos fichiers sont étiquetés, il est temps de les ranger. Ajoutez les dossiers suspendus au bac de classement portable. Gardez le bac dans un endroit central comme la cuisine ou le bureau à domicile. Le secret de l’organisation de la paperasse est d’avoir un endroit pour mettre le papier.

Choisissez un emplacement pour l’organisateur

Vous garderez ce système de stockage à portée de main, bien en vue, vous voudrez donc peut-être en choisir un qui vous intéresse. Il est préférable de le placer d’abord à l’endroit où ces papiers scolaires s’accumulent habituellement.

Au fur et à mesure que vous vous habituez au système, vous pouvez le déplacer vers un autre endroit mieux adapté pour trier et stocker les papiers chaque jour.

Triez vos piles de documents

Tout au long de la semaine, pendant que votre enfant vous apporte des piles de papiers scolaires, déposez-les simplement dans le dossier suspendu approprié.

Apprenez à vos enfants à organiser eux-mêmes leurs papiers.Demandez-leur de sortir leurs devoirs et de remettre les documents que vous devez vérifier.

Comment réviser vos documents et prendre des mesures

Maintenant que les papiers sont organisés, vous devrez définir une routine pour vérifier chaque fichier.

Examinez quotidiennement le fichier d’action/signature. Chaque soir, passez en revue les documents du dossier d’action/signature. Signez tous les formulaires et feuillets d’autorisation et mettez-les dans le sac à dos de votre enfant. Ajoutez de nouvelles réunions, concerts ou événements à votre calendrier. Une fois cela fait, classez le formulaire dans le fichier de stockage à court terme pour référence future ou recyclez-le.

Examinez régulièrement le fichier de stockage à court terme. Passez en revue les documents du fichier de stockage à court terme au besoin. Le jour de l’excursion, vous saurez exactement où trouver le dépliant avec les détails et les instructions. Une fois l’événement terminé, jetez le formulaire dans le bac de recyclage.

Conservez les éléments à enregistrer dans le fichier à long terme. Tout ce que vous voulez sauvegarder va dans le fichier à long terme de chaque enfant.

Organiser les papiers souvenirs

A la fin de chaque semestre ou année scolaire, prenez les papiers du dossier de chaque enfant qui vous sont particuliers ou qui vous sont propres. Mettez-les dans une enveloppe de 10 pouces sur 13 pouces avec le nom et l’année scolaire de votre enfant notés sur le devant.

Rangez les enveloppes dans un tiroir ou un bac. Vous avez maintenant les papiers spéciaux, les récompenses et les certificats pour chaque enfant organisés par année scolaire sans aucun travail supplémentaire.

Maintenance continue pour l’organisation des documents scolaires

C’est une solution simple pour organiser les papiers scolaires qui se maintient, à condition de pratiquer une discipline régulière avec les étapes décrites. Vous pouvez trouver nécessaire de remplacer périodiquement les dossiers suspendus en raison de l’usure.

Tenez-vous en à ce système pour que l’encombrement de la paperasse ne s’empare plus de votre maison.